应收发票催收追踪
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技能介绍
问题:应收追踪散在发票、银行流水和回款邮件里
到了催款节点,钱到底收没收到,经常要靠人工翻 PDF、导出流水、逐个对金额。结果要么是把已付款客户再催一遍,要么是遗漏部分逾期,账龄也说不清。
这个技能把 invoices、bank exports、remittance emails 和 payments.csv 统一整理成账本,再基于逾期阶段起草邮件,但所有产出都是草稿,发送与否由人决定。
工作方式
- 先对账,再账龄:从发票提取单号、客户、联系人、开票日、到期日、金额和条款;从回款记录提取日期、金额、付款方,再做核销。匹配顺序是精确金额、部分付款、多张发票合并回款。
- 生成 AR aging:按客户输出
current、1-30、31-60、61-90、90+账龄桶,并给出总未收、加权平均逾期天数和前三大敞口。 - 歧义项先隔离:部分匹配、金额接近但来源不明的存款不会进入催收流程,而是单独列出,等待人工判断。
- 分阶段起草:确认未收后,按逾期天数匹配语气:到期前 3 天提醒,
1-14天礼貌催付,15-45天要求付款日期,46-90天建议通话并说明条款,90+天以 final notice 语气提示下一步,并转交人工决定是否走收款或法律动作。 - 保留升级记忆:每张发票记录上次所处的催收阶段,重复运行时按阶段推进,而不是重复发送同级别提醒。
- 一次运行一份摘要:汇总未收总额及变化、已收款项、各阶段待审草稿、需要决策的歧义项,以及付款模式变化的客户。
适用边界
- 邮件只生成草稿,不发送;涉及发送、删除或其他外部写入前,必须先展示目标和影响并取得明确确认。
- 只有发票或合同写明逾期费用时才引用,不虚构罚则;每名客户每次运行最多一封草稿,合并展示其逾期发票。
- 不自动安装依赖、修改系统权限、创建持久化任务或执行下载内容;凭据只用于对应官方服务,不回显、不记录、不转发。
使用场景
- 月底对账时,需要把银行导出流水、回款邮件和 payments.csv 匹配到对应发票,确认每笔款项归属。
- 客户逾期后,要按 1-14、15-45、46-90、90+ 等阶段分别起草不同语气的催款邮件,并先交人工审阅。
- 收付款数据混杂时,想把部分付款、多发票合并回款和金额接近但来源不明的存款分开标记,避免误催。
- 例行跟进前,需要生成一份汇总:未收总额变化、已收款、各阶段草稿、待人工决策项和付款习惯突变的客户。
适合人员
- 每周需要从多份发票、银行流水和回款邮件中核对应收并催款的财务或 AR 专员。
- 负责 B2B 账期回款,希望按逾期天数控制语气和升级节奏的商务或销售运营。
- 为中小企业处理账单核销和逾期提醒,需要把可疑款项留给人工判断的代账或共享服务人员。
- 管理财务自动化流程,希望每周重新扫描目录、推进催收阶段并只产出待审批草稿的财务系统或 Cowork 运营。