智能会议调度助手

会议协调的真实成本

一次跨三个时区的 30 分钟会议，背后可能是组织者来回确认的六封邮件、反复核对的日程表，以及对"那个时间到底对应谁的几点"的持续焦虑。人工协调的失败往往不是因为不细心，而是因为信息分散在 Google Calendar、Outlook 和 Calendly 之间，时区换算依赖记忆，而日历冲突只有在双方都确认后才暴露。

核心能力与工作流程

这个技能将会议协调拆解为六个可验证的步骤。首先，它从自然语言中提取结构化信息——参会人、议题、时长、时间约束——并在存在歧义时主动要求澄清，而不是基于假设继续执行。

接着处理时区问题。技能从日历配置或联系人记录中读取每位参会人的时区，将所有候选窗口转换到各自本地时间，并在展示时强制附带时区标签（如 3:00 PM EST / 12:00 PM PST）。当某个参会人的时区无法确定时，它会停下来向组织者确认，而非默默假定默认值。

日历可用性查询通过 Google Calendar API、Microsoft Graph API 或 Calendly 端点完成。技能收集请求时间段内的占用块，计算空闲窗口的交集，同时尊重每位参与者的工作时间偏好和专注时间设置。相邻会议之间默认保留 10 分钟缓冲，这个参数可按日历单独配置。

时间槽排序使用启发式评分：优先落在所有参会人的标准工作时间内，尽量减少清晨或深夜的本地时段，并在紧急程度明确时倾向于更早的日期。组织者看到的是排名前三的选项，每个选项附带各参会人的本地时间。

确认后，技能通过对应 API 创建日历事件，附加议程、视频会议链接和相关文档，向所有参会人发送邀请。对于没有日历集成的外部参会人，回退到附带 .ics 附件的独立邮件。

最后，技能持续监控 RSVP 响应，通知组织者接受、暂定或拒绝的情况。如果关键参会人拒绝，它会自动从剩余可用窗口中提出替代方案并发起重新预订流程。

边界情况与使用注意

当日历在请求范围内没有共同空闲窗口时，技能会将搜索范围扩展到下一周并告知组织者，或者建议拆分为两个部分参会的小型会议。如果日历 API 触发速率限制，它会以指数退避重试三次，服务持续不可用时通知组织者并建议稍后重试。

对于周期性会议，技能会跟踪出席率并标记持续冲突的参会人，当出席率低于阈值（如 60%）时建议调整会议节奏。临时取消的处理也有明确路径：如果参会人在会议开始前一小时内拒绝，技能会立即通知组织者并询问继续、取消还是改期。

一个重要原则是发送前的人工确认——技能始终在发出邀请前向组织者展示提议时间和参会人列表，自动化发送是可选行为。这避免了因解析错误或时区误判导致的批量邀请事故。