活动·规划｜简诗 AI

活动规划的常见痛点

当团队需要筹备线下发布会、混合会议或线上直播时，很容易在多阶段任务中丢项：比如提前一年要定目标和场地，6-9个月要开启报名和招募志愿者，1-3个月要测试所有技术设备和制作胸牌。如果缺乏结构化的清单和模板，预算容易超支、供应商合同细节遗漏，活动后也无法量化效果。

核心能力：阶段化任务与工程化模板

活动·规划｜简诗 AI 将筹备过程拆成清晰的时间窗口，并提供可直接填充的表格，帮工程师或运营快速落地。

1. 全流程时间线

• 12个月以上：定义目标、估算预算、选日期、组建委员会、调研场地
• 9-12个月：签约场地、锁定演讲者、预定餐饮、启动赞助、注册域名
• 6-9个月：开放注册、预定酒店、设计宣传物料、开启社交媒体、招募志愿者
• 3-6个月：发送邀请、确认合同、排议程、安排交通、制作胸牌
• 1-3个月：发送提醒、确认人数、准备印刷品、测试技术、做应急预案
• 最后一周与前一天：现场走查、打印材料、确认演讲文件、测试AV、布置签到区

2. 可量化的管理模板

• 预算表：按场地、餐饮、AV等分类，预留10-15%应急资金
• 场地选择矩阵：对容量、位置、成本、AV能力等11项加权打分
• 供应商管理表：跟踪联系人、合同日期、定金、余额与状态
• 活动后评估：通过出席率、NPS、满意度、ROI等指标复盘

3. 专项清单

• AV与技术：从投影仪分辨率到无线麦克风备用电池，以及混合会议的流媒体和互动工具
• 餐饮估算：根据鸡尾酒会、自助午餐、晚宴的不同形式，给出人均份量参考

适用边界

该技能侧重结构化框架和模板填充，不包含自动订场地或发邮件的自动化功能，适合需要手动跟进多供应商的中小团队。