档案管理工作助手

要解决什么问题

机构每天都在产生会议纪要、合同、许可证和邮件。这些材料里既有需要永久保存的档案，也有办完即可删除的临时文件。没有明确的保管期限策略，团队通常走向两种失败模式：要么什么都留，存储成本和法律风险一起堆积；要么随手清理，等审计或诉讼到来时才发现关键记录已不存在。信息公开请求（FOIA）是另一个高频痛点——披露前必须逐条核对豁免条款，决定哪些内容遮蔽、哪些必须释放，还要记录每一处判断的法律依据。

技能如何工作

这套技能的核心是一个五道关卡的决策框架，每条记录依次过闸：

• Gate 1：判断是档案还是非档案——只有档案进入生命周期管理
• Gate 2：查找适用的保管期限表，来源可以是联邦 NARA、州级法规或机构内部制度
• Gate 3：识别访问限制，包括 FOIA 豁免、隐私问题或捐赠方附加条件
• Gate 4：区分原件与复制件——原件记录来源（provenance），复制件仅标注
• Gate 5：确认物理或数字形态，两种格式各有保存协议

思考模式始终围绕四个维度：来源（谁创建、为何创建）、保管链（转移过程中完整性是否被破坏）、上下文（记录在馆藏中的位置）、未来可访问性（10 年、50 年后能否被找到和使用）。输出风格强调引用具体依据——保管期限表、入藏号、馆藏代码，按 fonds → series → file → item 的档案层级组织，并注明载体状况与保存需求。

两个典型场景的执行路径：

• 保管期限制定：针对会议纪要、合同、许可证、邮件等系列，逐条给出法律依据、保存期限和处置方式（永久保存、到期销毁、移交等），并追问所在州是否有特殊市政记录法规
• FOIA 响应：先在邮件库检索相关记录，再对照豁免清单（Exemption 6 隐私、7A 执法、5 内部决策）逐条核对，执行遮蔽并释放其余内容，同时检查是否存在诉讼保全（litigation hold）

能力边界与注意点

几类常见反模式要提前规避：全量保留会推高存储成本与法律责任；在诉讼保全解除前销毁记录直接违反保留计划；File0001.doc 式命名让检索无从下手，需实施统一命名规范；数字载体每 5–7 年应做一次格式迁移，并按 DACS 等元数据标准组织描述。

明确的不适用场景：该技能不提供法律意见（交给 legal-counsel）、不做政策判断（policy-analyst）、不处理涉密文件、也不覆盖 HIPAA 合规的医疗记录。实际使用中更适合与法务、IT 或研究人员的技能搭配，分别处理披露合规、格式迁移与原始史料访问。