公文排版
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技能介绍
要解决的问题
正式公文排版往往卡在细节上:A4 页面边距、版心、字体字号、行距、页码位置、红头位置、层级标题字体,以及图片段落不能被格式破坏。手工用 Word 调整费时,且容易漏掉 GB/T 9704-2012 与 GB/T 33476.2-2016 的要求;重新排版已有 .docx 时,还可能误改表格、图片、嵌入对象或页码域。
技能如何工作
该技能把公文格式拆成可检查的规则,而不是只给一份样式模板:
- 模式选择:
white输出普通白文,redhead输出带红色发文机关标志的完整公文,redhead_space预留红头位置,便于打印红头纸。 - 页面与版心:固定
A4,上边距37mm、下边距35mm、左边距28mm、右边距26mm,版心156mm × 225mm,段前段后为0磅。 - 字体与字号:标题使用 FZXiaoBiaoSong-B05S,一级标题黑体、二级标题楷体、三级标题与正文仿宋,页码宋体,阿拉伯数字和英文字母统一为
Times New Roman。 - 现有文档重排:读取
.docx,逐段应用正文与层级格式,跳过含图片、图表或嵌入对象的段落,执行合规校验后另存为“(排版)+ 原文件名”。
边界与注意点
它适合正式公文、通知、函件、内部文件等格式化场景,不负责公文内容合法性、审批流或红头视觉设计。使用时需要关注字体环境、页码域刷新、奇偶页设置,以及避免用固定厘米值替代 w:firstLineChars="200" 这类字符缩进。输出会生成新文件,不覆盖原文档。
使用场景
- 起草正式发文前,把通知正文排成红头模式,并检查页码与字号是否符合规范要求。
- 将已有 Word 草稿重新排版为白文模式,保留图片位置并输出不覆盖原文件的新文档。
- 在打印红头纸前,用空红头模式生成版式,预留发文机关标志位置并设置 A4 边距与行距。
- 把多层级公文标题识别为一、(一)、1.,并分别应用黑体、楷体、仿宋等指定格式。
适合人员
- 办公室文稿起草人员,需要把正式发文按红头模式输出并核对页码、字号和标题字体。
- 公文审核人员,需要检查已有 Word 文档是否符合版心、行距、首行缩进等格式规范。
- 打印排版操作人员,需要用空红头模式预留红头位置,再配合红头纸输出正式文件。
- 行政事务人员,需要为多个通知、函件统一设置公文格式并减少手工改 Word 样式出错。