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商务邮件起草

商务邮件起草

办公效率 更新于 2026.08.30

将以下提示词粘贴到你的 AI 对话框中:

请根据 https://skillhub.cn/install/skillhub.md,安装 @user_2fd890c9/email-draft-pro-20260802。

技能介绍

解决什么问题

写商务邮件的麻烦通常不在“不会写”,而在反复确认语气、格式和关键信息:催款太硬容易伤关系,报价太随意又显得不专业,跟进邮件漏掉会议要点还会拖慢后续沟通。人工处理时还要反复核对收件人、金额、日期、合同编号、项目名称等字段,跨语言场景下更是要在措辞和敬语之间来回调整。

@user_2fd890c9/email-draft-pro-20260802 面向这类重复且要求稳定的邮件起草场景,用大白话触发,自动进入对应流程并生成可直接复制的草稿。

核心能力与执行步骤

  • 场景识别:识别跟进、报价、道歉、感谢、催款 5 种核心场景,并匹配相应语气与格式。
  • 信息提取:从输入中提取收件人、金额、日期、合同编号、项目名称等关键字段。
  • 语气匹配:根据场景或用户指定,在正式、半正式、轻松之间调整措辞与敬语。
  • 格式生成:输出主题行、称呼、正文、结尾敬语、签名档等完整结构。
  • 多语言支持:覆盖中、英、日、韩、法、德、西 7 种商务语言模板。
  • 批量处理:支持 CSV / JSON 批量输入,一次性生成多封邮件。
  • 自定义模板:允许用户提供模板,Skill 按模板结构填充内容。
  • 置信度标注:对不确定字段标注置信度,例如 [需核实],提示人工复核。

执行时先收集用户输入并确认格式;再按场景处理内容、提取字段并匹配语气;随后生成草稿并校验完整性;异常时保留中间结果,并报告失败原因与已处理进度。输出支持 Markdown、纯文本、HTML 三种格式,自定义格式通过模板参数指定。

输入约束与适用边界

适合销售、市场、客服、项目经理、行政等需要专业商务邮件的人群,也适合需要批量生成邮件模板的运营场景。它只负责起草,不执行发送、不访问网络或外部服务、不查询客户信息、汇率和时区,也不处理个人情感邮件或营销垃圾邮件。

需要注意输入限制:单次输入不超过 10,000 字符,约 5,000 汉字;批量处理时单文件不超过 1MB,单批不超过 100 条记录。并发上单实例同时最多处理 5 个请求,超出会返回 E006;单次生成响应不超过 30 秒,超出触发降级策略。对低置信度字段不保证绝对准确,需人工复核关键信息。

使用场景

  • 客户付款逾期,需要起草一封措辞得体的催款邮件,说清账期又不伤合作关系
  • 给海外客户发报价,需按正式语气生成英文报价邮件,含主题行与签名档
  • 会后跟进:起草邮件同步讨论要点,并邀请对方确认下次会面时间
  • 运营手握 CSV 客户名单,需批量生成 50 封感谢邮件并控制单批条数

适合人员

  • 销售:客户付款逾期时要反复斟酌催款措辞,希望快速得到语气合适的邮件
  • 项目经理:会后要向多方同步要点并确认下次会议时间,需要结构完整的跟进邮件
  • 跨境业务运营:向不同国家客户发报价,需要英文、日文等多语言商务模板
  • 客服:因发货延迟需向客户致歉,希望生成正式道歉邮件并标注待核实字段