发票整理器
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技能介绍
要解决的具体问题
在整理发票、收据等财务文档时,常遇到文件散落在多个目录、命名风格不一致、格式混杂(PDF、图片、扫描件)的情况。手动归类和重命名既繁琐又容易出错,尤其当文件数量较大时,误删或误改的风险显著增加。
工作方式
该技能采用保守策略,优先检查再行动。核心流程分为几个步骤:
- 扫描识别:遍历目标文件夹,识别疑似发票类文件。
- 结构推断:根据文件名和元数据推断可用的组织结构,如按年月(
YYYY/MM)、按供应商(Vendor/YYYY)或按文档类型(invoices/、receipts/)分类。 - 规则建议:提出具体的命名规则,例如
YYYY-MM-DD_vendor_amount_invoice.pdf,保持小写和一致的分隔符。 - 批量执行:仅在规则明确后,执行批量重命名或移动。
- 生成摘要:输出包含检测文件、建议结构、计划变更、模糊项和完成变更的报告。
适用边界与注意点
该技能适合小规模到中等规模的文档整理,不适用于自动删除原件或处理高度复杂的多语言混合文档。在执行前建议进行干跑(dry-run)以预览结果。对于不确定的文件,会将其移入 review/ 文件夹而非猜测归类。
使用场景
- 月底归档:把下载目录里混杂的发票、收据、对账单按月份或供应商整理到不同文件夹。
- 批量重命名:为一批历史发票统一加上日期、供应商和发票号,形成可排序的文件名。
- 干跑检查:在正式移动前先输出计划摘要,确认哪些文件保留原位、哪些需要人工复核。
- 不确定归类:当文件名缺少供应商或日期信息时,把可疑文件放进 review/ 而不是猜测移动。
适合人员
- 财务专员:需要按月或按供应商归档发票,并保持可审计的变更记录。
- 行政助理:经常整理报销文件夹,希望批量重命名前先看到可核对的移动计划。
- IT 支持人员:帮团队统一共享盘结构,需要先扫描再按规则移动文件。