会前议程
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技能介绍
为什么需要会前议程
很多会议是临时拉起来的,议题散在聊天记录、草稿或口头沟通里。开之前没人理清:这次会到底要定什么、哪些问题必须拍板、参会者该提前读什么材料。结果会中发散,会后才发现关键决策没结论,或者有人没读材料导致重复讨论。会前议程 就是为了把这类「开个会」的零散诉求,压成一份可以直接发出去的结构化文档,让参会者在会前就清楚目标、决策点和准备事项。
核心能力与工作步骤
这个技能专注 会前筹备,输出固定包含五个部分的议程:会议目标、待决策点、时间盒议程、会前必读、参会角色。它的工作方式分五步:
- 澄清最少必要项:先确认会议时长(如 30/45/60 分钟)、类型(同步/评审/决策)、议题素材(草稿、聊天或目标描述)、已知参会角色(如产品/研发/设计)和已有材料。缺关键信息时会先追问,不编造会议链接、材料 URL 或参会人名。
- 提炼唯一会议目标:用一句话写清「开完会应达成什么」。如果有多个目标冲突,会列出选项让用户选定后再排程。
- 列出待决策点:只保留会上必须拍板的问题;纯同步项放进时间盒的「同步」段,不进待决策栏。没有决策点的会,待决策栏会明确写「本次无强制决策点(以同步对齐为主)」。
- 排时间盒议程:给每个议题分配建议时长,并标注主讲角色。各段时长之和不超过用户给出的总时长(建议留 5 分钟缓冲)。如果超时,会建议删减议题或拆会,并说明取舍。
- 整理会前必读与待补齐:已有材料按用户提供的名称或链接列入必读;缺失但开会必需的材料标为「待补齐」,不会假装已有链接。
输出严格遵循 references/agenda-template.md 模板,确保结构一致、可以直接粘贴使用。
适用边界与注意点
这个技能只做会前筹备,不做会后行动清单、不写公文纪要、不代发日历邀请。它不访问日历、会议室或文档系统,也不代替用户做方案选型结论。参会者信息优先用角色(如「产品负责人」)而非硬编人名,除非用户已明确给出。材料只有口头提到时,会写入「待补齐」并提醒会前补链,不会编造不存在的链接。中文交互,不依赖海外 API。
使用场景
- 需求评审会前,手头只有零散议题和原型,需要快速整理出一份可直接发出的议程,明确主目标、时间盒和必读材料。
- 在拍板方案 A/B 前,团队在群里讨论得太碎,需要从群聊中提取必须当场拍板的问题和角色,生成一份带待决策勾选框的会议议程。
- 项目启动或新成员加入时需要开个同步对齐会,没有需要当场拍板的硬性决策,需要生成一份突出同步对齐的会议目标、时间盒和参会角色的议程。
- 手里只有一段话题草稿,缺少具体的时长、参会角色和文档链接,需要先梳理出现状,列出必须确认的信息清单,并把缺漏的材料标记为待补齐,而不是编造链接。
适合人员
- 需要发起需求评审或方案决策会的产品经理,诉求是在写 PRD 前把零散议题梳理成结构化文档,拉齐各方避免会上发散。
- 负责推进立项评估或架构选型决策的研发负责人或技术经理,诉求是把散乱的技术决策诉求压缩成必须拍板的决策点和时间盒。
- 需要组织多项目或跨部门同步对齐会的项目协调人或 PMO,诉求是在收集完各方诉求后,快速拼装出符合标准格式的会前材料。
- 需要组织项目启动或新成员入职对齐会的团队主管,诉求是快速产出围绕单一核心目标的对齐议程,明确角色分工和会前预读。