邮件写作助手
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技能介绍
要解决什么问题
商务邮件、客户跟进、求职信、道歉与催办等场景,常见问题不是「不会写字」,而是场景选错语气、正文冗长、主题行像垃圾邮件、收件人读完仍不清楚该做什么。本技能把成功标准写死:对方应明确你的目的、需要采取的行动,并愿意回复或配合;并明确反对炫技与长篇大论。
技能如何工作
按 五阶段 流水线处理每次写作需求:
- 场景识别:从关键词或追问「主要目的」判定类型(合作、跟进、求职、辞职、感谢、道歉、催办、通知、邀请、婉拒等),并映射到对应模板与整体策略。
- 语气选择:结合收件人关系(客户、同事、上级、HR、政府等)在正式 / 半正式 / 非正式间取舍;原则为宁可偏正式、跨文化默认正式。
- 结构生成:套用通用骨架(称谓 → 开场 → 主体 → CTA → 结尾 → 署名),并按场景变体(如首次联系的价值主张、跟进的下一步、道歉的补救与防复发)。
- 内容润色:用词表(如「烦请」「贵司」)、句式(短句、主动语态、具体数据)与文化敏感度(节日、时区、禁忌)。
- 主题优化:按场景公式生成 15~30 字主题,关键信息靠前,必要时用
【跟进】等标签。
配套 决策表 覆盖篇幅、称谓、CTA、附件命名;输出前走质量自检清单(CTA、署名、可独立阅读等)。可选与 scripts/generate.py 协作:列模板、生成主题候选、质量检查与署名。
适用边界与注意点
- 涉及合同、承诺类表述,技能要求法务审核,不能替代合规判断。
- 遵守安全规则:不批量未请求营销、不伪造身份、涉密走加密渠道、重要往来保留记录。
- 场景不明时会主动追问,不会强行套模板;可与会议纪要、分析报告、中文润色类技能串联使用。
使用场景
- 销售首次联系陌生客户,需写正式合作邀约:自我介绍、来意、价值主张与可预约沟通的 CTA
- 方案或报价发出后对方多日未回,需写第二次跟进:回顾上下文、当前进展与下一步,并优化【跟进】主题行
- 投递具体岗位时,需将应聘意向、资历匹配、亮点与简历附件说明控制在求职信推荐篇幅内
- 项目延期或失误后向客户致歉,需按结构写问题承认、补救措施与防复发承诺,避免长篇辩解
适合人员
- 负责大客户拓展的销售,经常要写合作邀约、报价函以及在客户沉默后的礼貌催办邮件
- 向目标公司投递岗位的求职者,需要正式求职信、规范主题(应聘+岗位+姓名)与完整署名
- 对交付节点负责的项目经理,需在逾期时写道歉信或在阻塞时写礼貌但明确的进度催办
- 行政或 HR 在入职欢迎、调薪变更、会议邀请等场景下,需选对正式度并控制通知篇幅与称谓