文档排版美化
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技能介绍
你实际会遇到的问题
周报、方案、论文或公文经常来自多人粘贴、不同模板合并,或从 PDF 提取后再编辑。常见症状是:标题有的加粗有的不加、正文宋体与楷体混用、标题层级从「一」跳到「1.」再跳到「#」、列表缩进错乱、表格无边框、没有统一页码与目录。手动在 Word 里逐段改样式,既慢又容易漏。
本技能不替你在二进制 .docx 里点鼠标,而是扮演文档排版编辑:先诊断,再给出可执行的版式规范与操作清单。
技能如何工作
工作流分四步:
- 诊断格式问题 — 识别未用样式的标题、字体混杂、段落缩进不一、列表与表格版式问题。
- 定规范 — 明确字体(如正文宋体、标题黑体)、字号、行距(如 1.5 倍)、段前段后、页边距,以及标题编号体系(如「一 / (一) / 1. / (1)」)。
- 给可套用方案 — 输出带
#层级的 Markdown,或 Word 样式窗格中标题 1/2/3 的设置步骤,并说明自动目录如何生成。 - 细节清单 — 页码(如底部居中)、图表编号、页眉页脚、封面要素等校对项。
输出工件类型为 DocStyleSpec:包含 fonts、sizes、line_spacing、heading_scheme、auto_toc、页边距与页码、以及 checklist。可与 weekly-report-gen、pdf-text-extract 等上游文本衔接,作为下游美化环节;规范可用于 Word 模板或 PDF 渲染,不改动原文语义内容。
适用边界
- 适合:「帮我排版这份文档」「按公文格式排版」「标题层级怎么统一」「论文/报告格式规范」「Word 样式模板」等诉求。
- 不适合:需要在本地直接批量改写
.docx二进制结构的操作;本技能提供的是样式规范与步骤,实际套用仍依赖 Word 或其它排版工具。
使用场景
- 周报或方案初稿来自 weekly-report-gen,提交前需统一标题编号(一/(一)/1.)与正文字体行距
- 多人协作的项目方案 Word 里标题有的加粗有的未套样式,需诊断并给出样式窗格操作步骤
- 从 PDF 提取的正文要按机关公文规范调整页边距、页码与自动目录后再定稿
- 论文各章粘贴后宋体楷体混用、列表缩进不一,需要 DocStyleSpec 规范再全选重设样式
适合人员
- 需按学校或期刊模板交论文、答辩稿,标题层级与参考文献版式必须一致的学生
- 负责起草、核稿公文的行政或文秘,要把正文整理成统一字体、段距与目录的定稿样式
- 从同事处汇总多段文字进同一份 Word 方案的项目经理,交付客户前要专业版式而非「格式大乱」
- 会用 Word 但不愿逐段调格式的职场写作者,希望拿到可照着做的样式规范与校对清单