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商务邮件起草

办公效率 更新于 2026.08.30

将以下提示词粘贴到你的 AI 对话框中:

请根据 https://skillhub.cn/install/skillhub.md,安装 @user_a10ab3ad/email-draft-pro。

技能介绍

要解决什么问题

商务往来里,同一类事情(跟进进度、发报价、道歉、致谢、催款)往往反复写邮件,难点不在「会不会写」,而在语气是否得体、关键信息是否齐全、以及格式是否统一。手写时还容易漏字段,或在不确定对方称谓、金额、时间节点时硬编内容。

本技能面向「邮件场景 + 要点」这类输入:你把场景和 bullet 交给模型,它按约定模板产出可发送或略改即可的邮件正文,并对拿不准的地方做标注,而不是替你做超出输入范围的推断。

工作方式

流程上对齐 SKILL 里的标准三步:先收最小信息集 → 解析并结构化 → 按格式输出并自检。

  1. 场景识别:支持跟进、报价、道歉、感谢、催款等常见商务类型;触发上可用「写邮件」「催款邮件」「商务信函」等自然说法进入同一套流程。
  2. 信息保留:从输入里抽取并保留关键字段(对象、事由、金额/期限、诉求等),缺失项会按错误码体系追问(如 E002),不臆测。
  3. 输出与置信度:

- ≥90%:直接给出成稿;
- 85%–90%:标注「建议复核」;
- <85%:标注 [需核实] 并说明不确定点。

  1. 扩展:支持批量多封同规则处理,也可说明自定义字段/版式;可与其他 Skill 串联成工作流。

边界与注意点

  • 不做网络检索、外部 API,也不保证绝对准确;低置信度内容务必人工过目。
  • 不做超出输入范围的延伸分析;需求越界会按 E004 说明原因。
  • 输入为空或格式不对会返回 E001/E003 及示例格式;执行异常会保留已处理进度并说明失败点。
  • 期望「快速骨架」还是「详细成品」应在 Step 1 说清楚,避免来回改结构。

使用场景

  • 销售会后手头只有客户沟通要点,需要写成对外跟进邮件,并统一称谓、时间与下一步动作表述。
  • 财务根据发票与账期明细起草催款邮件,保留金额、到期日等关键字段,对拿不准的条款标注需核实。
  • 客服拿到工单或事故摘要,需要生成道歉或致谢信函,确保事由、影响与补救措施不遗漏。
  • 行政收到多组 bullet 要点,要按同一商务模板批量生成多封信函,仅替换各封的具体事实字段。

适合人员

  • 企业销售:会后要把纪要里的行动项与承诺整理成可发送的跟进或报价邮件。
  • 财务或应收专员:从账款明细要点生成规范催款信,并愿意对低置信度内容人工复核。
  • 客户成功或客服经理:投诉处理或合作收尾后,需快速产出语气得体的道歉或感谢信函。
  • 行政助理:领导常给要点列表,需要落成正式商务邮件格式并支持连续多封同规则处理。